Po co mapować procesy
Większość nieudanych automatyzacji automatyzuje złą rzecz. Zespół wybiera zadanie, które jest najbardziej irytujące, a nie to, które zabiera najwięcej czasu albo najczęściej kończy się błędem.
Mapa procesów zamienia wrażenie w listę. Po jej spisaniu widać, co się powtarza, ile trwa i gdzie dane są przepisywane ręcznie między systemami.
Metoda na kwadrans
Nie potrzebujesz diagramu ani specjalnego programu. Wystarczy tabela, w której każdy wiersz to jedno powtarzalne zadanie.
- Co to za zadanie, jednym zdaniem.
- Jak często się powtarza i ile trwa.
- W jakich systemach się odbywa i jakie dane przenosi.
- Kto je wykonuje i kto je zastępuje podczas urlopu.
- Co się dzieje, gdy ktoś się pomyli.
Co automatyzować najpierw
Dobre pierwsze zadanie spełnia trzy warunki: powtarza się często, ma jasne reguły i jego wynik łatwo sprawdzić. Zadania wymagające oceny albo negocjacji zostaw na później.
Zadanie, które wykonuje jedna osoba i nikt inny nie wie jak, jest ryzykiem niezależnie od automatyzacji. Warto je spisać nawet wtedy, gdy zostanie ręczne.
Czego mapa nie pokaże
Mapa nie policzy oszczędności i nie wybierze narzędzia. Pokazuje, od czego zacząć rozmowę. Decyzję o zakresie i koszcie podejmuje się dopiero po sprawdzeniu, jak wybrane zadanie działa w szczegółach.