CloudWarrior CloudWarrior, strona główna

Darmowy materiał · arkusz

Spisz ręczną pracę, zanim ją zautomatyzujesz.

Mapa automatyzacji CloudWarrior · cloudwarrior.io/pl/mapa-automatyzacji/

Arkusz dla zadań, które wracają co tydzień: skąd przychodzą dane, kto za nie odpowiada, co się psuje i od czego zacząć. Wypełnisz go w przeglądarce albo na wydruku, bez konta i bez wysyłania wpisów na serwer.

Wypełnij arkusz
Porozmawiaj o automatyzacji
  • Bez konta i bez e-maila
  • Wpisy nie trafiają na serwer
  • Wersja do druku i PDF

Jak korzystać z mapy

Mapa nie liczy oszczędności i nie ocenia zespołu. Pokazuje, które zadania warto uporządkować najpierw i czego trzeba się dowiedzieć, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.

  1. Zbierz zadania z jednego tygodnia

    Zapisuj czynności, które ktoś wykonuje ręcznie i powtarza: kopiowanie danych między systemami, eksporty, przepisywanie maili, raporty. Na tym etapie ich nie oceniaj.

  2. Opisz jedno zadanie w jednym bloku

    Wypełnij pola od wyzwalacza do błędów. Jeśli czegoś nie wiesz, wpisz „nie wiem”. To też informacja, bo pokazuje, co trzeba sprawdzić.

  3. Priorytet według skutków

    Wysoki priorytet dostają zadania, w których błąd albo opóźnienie dotyka klientów, pieniędzy, terminów lub przepisów. Sama uciążliwość to jeszcze nie priorytet.

  4. Wybierz jeden mały krok

    Przy zadaniach z wysokim priorytetem wskaż najmniejszą zmianę, którą da się sprawdzić. Decyzje i wyjątki zostają przy ludziach.

Wypełniony przykład

Fikcyjna firma usługowa i jedno zadanie. Dane są poglądowe i nie opisują żadnego klienta.

Zadanie: cotygodniowy raport sprzedaży

Zadanie
Cotygodniowy raport sprzedaży dla zarządu
Wyzwalacz i częstotliwość
Każdy poniedziałek rano, uruchamiany ręcznie
Właściciel
Osoba z działu sprzedaży; raport zatwierdza kierownik działu
Wejście: systemy i dane
Eksport CSV ze sklepu, arkusz faktur z systemu księgowego, lista zwrotów od obsługi klienta
Wyjście: systemy i dane
Arkusz z podsumowaniem wysyłany mailem do zarządu
Błędy i wyjątki
Zwroty bywają pominięte, kursy walut są wpisywane ręcznie, raport się spóźnia, gdy osoba jest na urlopie
Nakład pracy
Około 3 godzin w każdy poniedziałek, jedna osoba
Priorytet
Wysoki
Pierwszy mały krok
Automat przygotowuje, człowiek zatwierdza

Dlaczego taki pierwszy krok

Najpierw automatyczne połączenie trzech eksportów w jeden arkusz. Osoba z działu sprzedaży sprawdza sumy i zwroty przed wysłaniem, a kursy walut pochodzą z jednego źródła zamiast z ręcznego wpisu.

Twój arkusz

Jeden blok to jedno zadanie. Trzy bloki wystarczą na początek, kolejne dodasz przyciskiem. Nie musisz wypełniać wszystkich pól.

Aby wydrukować arkusz albo zapisać PDF, użyj polecenia drukowania w przeglądarce (Ctrl+P lub Cmd+P).

Zadanie 1

Nazwa, której używa zespół, np. „faktury z zamówień mailowych”.

Co uruchamia zadanie i jak często: codziennie, po każdym zamówieniu, na koniec miesiąca.

Osoba lub rola, która dziś to wykonuje i może zatwierdzić zmianę.

Skąd pochodzą dane: system, plik, skrzynka, formularz. W jakim formacie.

Dokąd trafia wynik i kto z niego dalej korzysta.

Co się myli, co wymaga decyzji człowieka i po czym widać, że coś poszło źle.

Przybliżony czas jednego wykonania i liczba osób. To opis, nie wycena.

Wysoki, gdy błąd lub opóźnienie dotyka klientów, pieniędzy, terminów albo przepisów.

Najmniejsza zmiana, której efekt da się sprawdzić przed większą pracą.

Zadanie 2

Nazwa, której używa zespół, np. „faktury z zamówień mailowych”.

Co uruchamia zadanie i jak często: codziennie, po każdym zamówieniu, na koniec miesiąca.

Osoba lub rola, która dziś to wykonuje i może zatwierdzić zmianę.

Skąd pochodzą dane: system, plik, skrzynka, formularz. W jakim formacie.

Dokąd trafia wynik i kto z niego dalej korzysta.

Co się myli, co wymaga decyzji człowieka i po czym widać, że coś poszło źle.

Przybliżony czas jednego wykonania i liczba osób. To opis, nie wycena.

Wysoki, gdy błąd lub opóźnienie dotyka klientów, pieniędzy, terminów albo przepisów.

Najmniejsza zmiana, której efekt da się sprawdzić przed większą pracą.

Zadanie 3

Nazwa, której używa zespół, np. „faktury z zamówień mailowych”.

Co uruchamia zadanie i jak często: codziennie, po każdym zamówieniu, na koniec miesiąca.

Osoba lub rola, która dziś to wykonuje i może zatwierdzić zmianę.

Skąd pochodzą dane: system, plik, skrzynka, formularz. W jakim formacie.

Dokąd trafia wynik i kto z niego dalej korzysta.

Co się myli, co wymaga decyzji człowieka i po czym widać, że coś poszło źle.

Przybliżony czas jednego wykonania i liczba osób. To opis, nie wycena.

Wysoki, gdy błąd lub opóźnienie dotyka klientów, pieniędzy, terminów albo przepisów.

Najmniejsza zmiana, której efekt da się sprawdzić przed większą pracą.

Jak czytać wypełnioną mapę

  • Zacznij od jednego zadania

    Wybierz zadanie z wysokim priorytetem i jasnym właścicielem. Kilka równoległych automatyzacji na start trudno sprawdzić i trudno utrzymać.

  • Brak właściciela to pierwszy wniosek

    Jeśli nikt nie odpowiada za zadanie, automatyzacja przeniesie problem w inne miejsce. Najpierw ustalcie, kto zatwierdza wynik.

  • Błędy pokazują, gdzie potrzebny jest człowiek

    Wyjątki i decyzje z pola błędów zostają przy ludziach. Automat przygotowuje dane i zgłasza problem, zamiast go ukrywać.

  • Nie licz zysku na tym etapie

    Mapa pokazuje, gdzie ucieka czas i gdzie powstają błędy. Koszt i korzyść da się rzetelnie ocenić dopiero po rozpoznaniu systemów i danych.

Mapa gotowa? Omówmy jedno zadanie.

Na konsultacji przejdziemy przez zadania z wysokim priorytetem i ustalimy, czy pierwszym krokiem jest porządek w danych, automat z akceptacją człowieka, czy krótki sprint. Wystarczy opis jednego zadania, bez haseł i danych klientów.

Poproś o konsultację

Pozostałe materiały

Porozmawiajmy o Twoim projekcie

Opisz problem, oczekiwany rezultat i istotny termin. Na początek wystarczą dwa, trzy zdania.

Poproś o konsultację

  1. Przygotuj e-mail
  2. Dokończ wysyłkę w poczcie

Na ten adres przyjdzie odpowiedź.

Pomaga osadzić zgłoszenie w kontekście.

Problem, oczekiwany rezultat i ewentualny termin. Bez haseł, kluczy i danych klientów.

Wstępna kwalifikacja 08:00–16:00, konsultacje z Patrykiem po 18:00, czas warszawski. Termin ustalamy indywidualnie; wysłanie formularza nie rezerwuje konsultacji.

Odpowiedzi służą wyłącznie do odpowiedzi na to zgłoszenie. Bez listy mailingowej, bez sekwencji. Prywatność.

Skrypty są wyłączone, więc ten formularz nie przekaże zgłoszenia. Te same trzy odpowiedzi działają jako zwykły e-mail: adres, firma i to, co trzeba zmienić. Napisz na pat@cloudwarrior.io.

Albo napisz bezpośrednio na pat@cloudwarrior.io.

Kto odbiera i kiedy

Status: Patryk Ciszewski jest obecnie zaangażowany w projekt.

  • Wstępną kwalifikację prowadzą Andrzej i Zosia w godzinach 08:00–16:00, czas warszawski. Pytają o firmę, projekt, problem, oczekiwany rezultat, termin i budżet, a potem przekazują sprawę inżynierowi.
  • Konsultacje techniczne z Patrykiem odbywają się po 18:00, czas warszawski.

Termin ustalamy e-mailem, indywidualnie.

Każde zgłoszenie czyta człowiek i odpowiada e-mailem: z propozycją kolejnego kroku, pytaniami do doprecyzowania albo jasnym „to nie jest dobre dopasowanie”.

Co dzieje się dalej

  • Osoba z CloudWarrior czyta zgłoszenie i sprawdza, czy problem pasuje do zakresu praktyki.
  • Odpowiedź proponuje rozmowę, dopytuje o brakujące informacje albo wyjaśnia, dlaczego współpraca nie ma sensu.
  • Wstępną kwalifikację prowadzą Andrzej i Zosia w godzinach 08:00–16:00, a konsultacje z Patrykiem odbywają się po 18:00, czas warszawski. Konkretny termin ustalany jest indywidualnie.
  • Zakres, kryteria sukcesu, harmonogram i koszt są uzgadniane na piśmie, zanim zacznie się jakakolwiek praca.
Odpowiedź
E-mailem, od człowieka
Godziny rozmów
Kwalifikacja 08:00–16:00 · Patryk po 18:00, Europe/Warsaw
Termin
Ustalany indywidualnie
Zobowiązanie
Żadne, dopóki zakres nie jest uzgodniony

Kontakt

Zdalnie w całej UE · czas warszawski